Traitement des chèques accompagnés de factures

L’icône permet d’accéder aux traitements des chèques.

Phase n°1 : Gestion des lots :

• Acquisition
• Saisie
• Lettrage
• Contrôle

Phase n°2 : Gestion des remises :

• Création de la remise
• Transfert de la remise
• Export de la remise

Les chèques sont lettrés aux factures grâce au montant et à un champ libre du chèque permettant d’identifier le couple Chèque/Facture.

Phase n°1 : Gestion des lots

Acquisition

Pour accéder à l’acquisition :

• Cliquer sur l’icône Gestion des lots
• Cliquer sur le bouton Créer.

La fenêtre Acquisition des documents s’ouvre.

• Cliquer sur le bouton Nouveau pour rendre active la zone Caractéristiques du lot.
• Choisir le Type de séquencement Chèques / Factures
• Saisir le champ Référence.
• Compléter les champs Nombre de chèques et Montant Lot.(Facultatif)
  Le champ Nombre de chèque va permettre de vérifier que tous les chèques passés dans le lecteur ont bien été pris en compte au moment de finaliser l’acquisition.
  Le champ Montant lot sera utilisé après la correction des montants reconnus pour valider la reconnaissance automatique des chèques.
• Cliquer sur le bouton Démarrer.

Le logiciel indique en rouge bac d’entrée est vide :

• S’il reste d’autres documents à passer dans le lecteur :
  • Positionner les documents suivants dans le bac d’entrée.
  • Cliquer sur le bouton Continuer.
• Sinon cliquer sur le bouton Clôturer. Il n’est plus possible d’ajouter de document à ce lot.

Saisie

Une ligne apparaît dans le tableau Liste des lots.
La colonne Etape en indique l’état.

A valider

Tous les chèques sont reconnus

• Cliquer sur le bouton Valider. Le lot passe à l’étape suivante.

Des informations sont à corriger sur les chèques :

• Cliquer sur le bouton Saisir.
• La fenêtre Saisie des documents s’ouvre. Seuls les documents mal reconnus apparaissent.
• Le bouton Affichage permet d’afficher tous les documents ou de revenir à l’affichage initial.
• Les chèques mal reconnus sont présentés en premier.
• Les zones en rouge sont les champs à corriger, à saisir ou à valider (si les données sont correctes).

Saisie des chèques

Sous les chèques, la zone CMC7 est définie par 3 champs.
Si au moins un chiffre a mal été reconnu, un  ? apparait.
Corriger la ligne CMC7 du chèque en saisissant également la clé CMC7 lisible entre parenthèse au niveau de la signature.

Dans la zone Champs à saisir, valider ou corriger le montant annoncé. Cliquer sur le bouton Valider ou faire Entrée sur le clavier.

Quand tous les chèques sont validés, le lot passe à l’étape suivante.

Lettrage

Cliquer sur le bouton Lettrer.

Les chèques non lettrés sont présentés.
Le tableau du bas présente la liste des chèques restant à lettrer.
Le tableau de droite présente le ou les chèques en relation avec la ou les factures présentée(s) dans le tableau de gauche.

La différence entre la somme des chèques et des factures rapprochées est nulle.
Le chèque est lettré.
On passe au chèque suivant.

Rechercher la facture à l’aide de la loupe sur les colonnes du tableau du bas.

Contrôle

Le lot n’est pas présent à cette étape.
La remise est créée automatiquement.

La fenêtre Contrôle s’ouvre.

Les documents en erreur apparaissent dans le tableau Liste des chèques avec :

• Un point indique le statut du document dans la colonne Statut.
  • Point rouge  : document en erreur
  • Point vert  : document valide
• L’erreur dans la colonne Détail du statut

• Cliquer sur chaque document indiqué avec un point rouge.
• Vérifier si l’erreur existe.

Les chèques en rouge ne seront pas pris en compte dans la remise (suppression logique des documents).

• Cliquer sur Oui pour valider la confirmation de l’étape de contrôle.

La fenêtre Tri des lots apparaît, le logiciel trie les chèques supprimés des chèques de la remise créée.

• Positionner vos chèques dans le lecteur.
• Cliquer sur Démarrer.
• Quand tous les chèques sont passés, valider le tri en cliquant sur OK
• Fermer la fenêtre en cliquant sur le triangle bleu ou la croix.
• Cliquer sur Oui pour confirmer la validation.

Le lot n’est plus présent dans la fenêtre Gestion des lots, fermer la fenêtre en cliquant sur le triangle bleu ou la croix.

Gestion des remises

La remise est créée automatiquement ou manuellement.
Cliquer sur l’icône Gestion des remises.

Création de la remise

Création manuelle

• Cliquer sur le bouton Créer
• La fenêtre Constitution des remises s’ouvre
• Sélectionner le(s) lot(s) souhaité(s)
• Cliquer sur le bouton Créer
• Confirmer la constitution de la remise
• Cliquer sur OK
• Fermer la fenêtre.

La remise est créée.

Création automatique

La remise apparaît à l’ouverture de la fenêtre Gestion des remises .

Transfert de la remise

La remise est créée mais le bouton transfert n’apparaît pas car le champ bordereau est vide (dans la zone Détail de la remise à droite).

Pour compléter ce champ :

• Cliquer sur le bouton Remise.
• Positionner le bordereau dans le lecteur.
• Cliquer sur le bouton Bordereau.
• Le champ est complété après la lecture du document.
• Cliquer sur Valider.
• Cliquer sur le bouton Transfert.
• La colonne Etape indique Transférée.

La remise est envoyée en banque où un fichier de remise est déposé dans un dossier configuré au niveau du compte bancaire.

Pour éditer le bordereau et/ou le détail de la remise :

• Cliquer sur le bouton imprimer
• Choisir l’édition souhaitée

Export de la remise

Le fichier d’export est créé automatiquement ou manuellement.

Création manuelle :

• La remise est transférée.
• Cliquer sur le bouton Exporter.
• Cliquer sur Oui pour valider l’export.
• Cliquer sur OK.
• La colonne statut contient un point vert.

Création automatique :

• Lors du transfert bancaire, le fichier d’export est créé automatiquement.
• La colonne statut contient un point vert.