Traitement des chèques accompagnés de coupons

L’icône permet d’accéder aux traitements des chèques.

Phase n°1 : Gestion des lots :

• Acquisition
• Saisie
• Ajustement
• Contrôle

Phase n°2 : Gestion des remises :

• Création de la remise
• Transfert de la remise
• Export de la remise

Phase n°1 : Gestion des lots

Acquisition

Pour accéder à l’acquisition :

• Cliquer sur l’icône Gestion des lots
• Cliquer sur le bouton Créer, la fenêtre Acquisition des documents s’ouvre
• Cliquer sur le bouton Nouveau pour rendre active la zone Caractéristiques du lot.
• Choisir le Type de séquencement Chèques / Coupons ou Coupons / Chèques
• Choisir le séquencement pour indiquer si vous passez 1 chèque avec 1 coupon ou 1 chèque avec N coupons par exemple
• Saisir le champ Référence
• Cliquer sur le bouton Démarrer.

Le logiciel indique en rouge bac d’entrée est vide :

• S’il reste d’autres documents à passer dans le lecteur :
  • Positionner les documents suivants dans le bac d’entrée.
  • Cliquer sur le bouton Continuer.
• Sinon cliquer sur le bouton Clôturer. Il n’est plus possible d’ajouter de document à ce lot.

Pour quitter la fenêtre d’acquisition, cliquer sur le triangle bleu ou la croix .

Saisie

Une ligne apparaît dans le tableau Liste des lots.
La colonne Etape en indique l’état.

A valider

Tous les chèques sont reconnus :

• Cliquer sur le bouton Valider.
• Le lot passe à l’étape suivante.

A saisir

Des informations sont à corriger sur les chèques :

• Cliquer sur le bouton Saisir.
• La fenêtre Saisie des documents s’ouvre. Seuls les documents mal reconnus apparaissent.
• Le bouton Affichage permet d’afficher tous les documents ou de revenir à l’affichage initial.
• Les chèques mal reconnus sont présentés en premier puis les coupons.
• Les zones en rouge sont les champs à corriger, à saisir ou à valider (si les données sont correctes).

Saisie des chèques

Sous les chèques, la zone CMC7 est définie par 3 champs.
Si au moins un chiffre a mal été reconnu, un  ? apparait.
Corriger la ligne CMC7 du chèque en saisissant également la clé CMC7 lisible entre parenthèse au niveau de la signature.

Dans la zone Champs à saisir, valider ou corriger le montant annoncé. Cliquer sur le bouton Valider ou faire Entrée sur le clavier.

Quand tous les chèques sont validés, le lot passe à l’étape suivante.

Saisie des coupons

Saisir les champs non ou mal reconnus.
Tous les champs ne sont pas définis obligatoires.
Utiliser la touche tabulation pour passer dans tous les champs.
Valider quand tous les champs souhaités sont corrigés.

Quand tous les coupons sont validés, le lot passe à l’étape Ajustement.

Ajustement

Cliquer sur le bouton Ajuster. Les paiements non ajustés sont présentés.

L’utilisateur veut vérifier tous les documents :

• Faire un clic sur la ligne chèques à gauche du tableau.
• Faire un clic sur l’image correspondant en bas à droite pour agrandir l’image.
• Vérifier que le montant du chèque est correct.

Quand tous les paiements sont ajustés, Valider le message à l’écran Tous les paiements sont ajustés.

L’utilisateur ne veut vérifier que les chèques :

• Faire un clic sur la ligne Chèques à gauche du tableau.
• Faire un clic sur l’image correspondant en bas à droite pour agrandir l’image.
• Vérifier que le montant du chèque est correct.
• s’il n’est pas bon, cliquer sur le bouton Modifier.
• Saisir le montant du chèque.
• Faire entrée sur le clavier.
• Quand tous les chèques sont vérifiés, Cliquer sur le bouton Valider.
• cliquer sur Oui pour valider l’ajustement en l’état.

Contrôle

Le lot n’est pas présent à cette étape.
La remise est créée automatiquement.

La fenêtre Contrôle s’ouvre.

Les documents en erreur apparaissent dans le tableau Liste des chèques et Liste des coupons avec :

• Un point indique le statut du document dans la colonne Statut.
  • Point rouge  : document en erreur
  • Point vert  : document valide
• L’erreur dans la colonne Détail du statut

• Cliquer sur chaque document indiqué avec un point rouge.
• Vérifier si l’erreur existe.

Les chèques en rouge ne seront pas pris en compte dans la remise (suppression logique des documents).

• Cliquer sur Oui pour valider la confirmation de l’étape de contrôle.

La fenêtre Tri des lots apparaît, le logiciel trie les chèques supprimés des chèques de la remise créée.

• Positionner vos chèques dans le lecteur.
• Cliquer sur Démarrer.
• Quand tous les chèques sont passés, valider le tri en cliquant sur OK
• Fermer la fenêtre en cliquant sur le triangle bleu ou la croix.
• Cliquer sur Oui pour confirmer la validation.

Le lot n’est plus présent dans la fenêtre Gestion des lots, fermer la fenêtre en cliquant sur le triangle bleu ou la croix.

Gestion des remises

La remise est créée automatiquement ou manuellement.
Cliquer sur l’icône Gestion des remises.

Création de la remise

Création manuelle

• Cliquer sur le bouton Créer
• La fenêtre Constitution des remises s’ouvre
• Sélectionner le(s) lot(s) souhaité(s)
• Cliquer sur le bouton Créer
• Confirmer la constitution de la remise
• Cliquer sur OK
• Fermer la fenêtre.

La remise est créée.

Création automatique

La remise apparaît à l’ouverture de la fenêtre Gestion des remises .

Transfert de la remise

La remise est créée mais le bouton transfert n’apparaît pas car le champ bordereau est vide (dans la zone Détail de la remise à droite).

Pour compléter ce champ :

• Cliquer sur le bouton Remise.
• Positionner le bordereau dans le lecteur.
• Cliquer sur le bouton Bordereau.
• Le champ est complété après la lecture du document.
• Cliquer sur Valider.
• Cliquer sur le bouton Transfert.
• La colonne Etape indique Transférée.

La remise est envoyée en banque où un fichier de remise est déposé dans un dossier configuré au niveau du compte bancaire.

Pour éditer le bordereau et/ou le détail de la remise :

• Cliquer sur le bouton imprimer
• Choisir l’édition souhaitée

Export de la remise

Le fichier d’export est créé automatiquement ou manuellement.

Création manuelle :

• La remise est transférée.
• Cliquer sur le bouton Exporter.
• Cliquer sur Oui pour valider l’export.
• Cliquer sur OK.
• La colonne statut contient un point vert.

Création automatique :

• Lors du transfert bancaire, le fichier d’export est créé automatiquement.
• La colonne statut contient un point vert.